1- مقدمة:
لا يعتبر التخطيط ترفة إدارية أو تقييد للعمل كما يظن البعض بل هو أداة ذكية في يد المدير من أجل النجاح وإنجاز المهام وتحقيق الأهداف.
إن مدارس التخطيط كثيرة ونماذجته أكثر، واعتماد هذا النموذج أو ذاك يتوقف على احتياج المنظمة ومستواها الإداري وفلسفة المخطط. وفي هذا الفصل ستلقي الضوء على صيغ لإعداد الخطط التشغيلية بغض النظر عن حجم المنظمة.
إن مدارس التخطيط كثيرة ونماذجته أكثر، واعتماد هذا النموذج أو ذاك يتوقف على احتياج المنظمة ومستواها الإداري وفلسفة المخطط. وفي هذا الفصل ستلقي الضوء على صيغ لإعداد الخطط التشغيلية بغض النظر عن حجم المنظمة.
2 - تعريف التخطيط التشغيلي
التخطيط التشغيلي هو عملية ربط الغايات والأهداف الاستراتيجية بالغايات والأهداف التكتيكية. وهو يصف مراحل وشروط النجاح ويشرح كيفية إدخال خطة استراتيجية ما، أو أي جزء من أجزائها سيتم إدخاله إلى حيز التنفيذ خلال فترة تشغيلية معينة، في حالة التطبيق التجاري أو السنة المالية أو أي مدى محدد آخر في الميزانية. والخطة التشغيلية هي أساس طلب میزائية التشغيل السنوية. وبالتالي، فإن الخطة الاستراتيجية الخمسية تتطلب عادة وجود مس خطط تشغيلية تمولها خمس ميزانيات تشغيل.
اما تعريفات لتخطيط التشغيلي فعديدة وتتلخص بالآتي:..
1 - في خطة تفصيلية مركزة ومحددة وتركز على الموازنات وكميات الإنتاج وجداول العمل ويكون مداها قصيرة.
2 - هي صياغة تسلسل منطقي وزمني لنشاطات تنفيذية وموارد مستخدمة لإنجاز نتائج محددة.
3 - هي عملية ربط الغابات والأهداف الاستراتيجية بالغابات والأهداف التكتيكية. وهو يصف مراحل وشروط النجاح ويشرح كيفية إدخال خطة استراتيجية ما، أو أي جزء من أجزائها سيتم إدخاله إلى حيز التنفيذ خلال فترة تشغيلية معينة في حالة التطبيق الجاري أو السنة المالية أو أي مدى محدد آخر في الميزانية، والخطة التشغيلية هي أساس طلب ميزانية التشغيل السنوية. وبالتالي، فإن الخطة الاستراتيجية الخمسية تتطلب عادة وجود خس خطط تشغيلية تمولها خمس میزانیات تشغيل.
4 - هي خطط تفصيلية تتضمن كافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة الاستراتيجية، والتوقيتات الزمنية بشكل محدد، بالإضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
التخطيط التشغيلي هو عملية ربط الغايات والأهداف الاستراتيجية بالغايات والأهداف التكتيكية. وهو يصف مراحل وشروط النجاح ويشرح كيفية إدخال خطة استراتيجية ما، أو أي جزء من أجزائها سيتم إدخاله إلى حيز التنفيذ خلال فترة تشغيلية معينة، في حالة التطبيق التجاري أو السنة المالية أو أي مدى محدد آخر في الميزانية. والخطة التشغيلية هي أساس طلب میزائية التشغيل السنوية. وبالتالي، فإن الخطة الاستراتيجية الخمسية تتطلب عادة وجود مس خطط تشغيلية تمولها خمس ميزانيات تشغيل.
اما تعريفات لتخطيط التشغيلي فعديدة وتتلخص بالآتي:..
1 - في خطة تفصيلية مركزة ومحددة وتركز على الموازنات وكميات الإنتاج وجداول العمل ويكون مداها قصيرة.
2 - هي صياغة تسلسل منطقي وزمني لنشاطات تنفيذية وموارد مستخدمة لإنجاز نتائج محددة.
3 - هي عملية ربط الغابات والأهداف الاستراتيجية بالغابات والأهداف التكتيكية. وهو يصف مراحل وشروط النجاح ويشرح كيفية إدخال خطة استراتيجية ما، أو أي جزء من أجزائها سيتم إدخاله إلى حيز التنفيذ خلال فترة تشغيلية معينة في حالة التطبيق الجاري أو السنة المالية أو أي مدى محدد آخر في الميزانية، والخطة التشغيلية هي أساس طلب ميزانية التشغيل السنوية. وبالتالي، فإن الخطة الاستراتيجية الخمسية تتطلب عادة وجود خس خطط تشغيلية تمولها خمس میزانیات تشغيل.
4 - هي خطط تفصيلية تتضمن كافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة الاستراتيجية، والتوقيتات الزمنية بشكل محدد، بالإضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
3 - أهداف التخطيط التشغيلي
يهدف التخطيط التشغيلي وفقا لنادر غزال إلى:
1 - محاكاة وتثیت تسلسل نشاطات محددة ومترابطة بشكل غطي منظم لإنجاز أولويات تنافسية محددة.
2 - ترشيد استعمال موارد المنظمة لتحقيق قيمة مضافة.
3 - لضمان الأداء الأمثل نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية ضمن المعطيات الواقعية المتاحة.
4 - تحقيق البراعة/ التميز: امتلاك القدرة على القيام بنشاطات تؤدي إلى درجة عالية من الجودة.
5 - تحقیق نظم عمل ذات نتائج مستقرة، قابلة للقياس، وممكنة التكرار بنجاح دائم.
4 - وظائف التخطيط التشغيلي تتلخص وظائف التخطيط التشغيلي بما يلي:
1. مواجهة ظروف عدم التأكد والتغير.
2. تركيز الاهتمام على الغايات.
3. الحصول على التشغيل الاقتصادي.
يهدف التخطيط التشغيلي وفقا لنادر غزال إلى:
1 - محاكاة وتثیت تسلسل نشاطات محددة ومترابطة بشكل غطي منظم لإنجاز أولويات تنافسية محددة.
2 - ترشيد استعمال موارد المنظمة لتحقيق قيمة مضافة.
3 - لضمان الأداء الأمثل نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية ضمن المعطيات الواقعية المتاحة.
4 - تحقيق البراعة/ التميز: امتلاك القدرة على القيام بنشاطات تؤدي إلى درجة عالية من الجودة.
5 - تحقیق نظم عمل ذات نتائج مستقرة، قابلة للقياس، وممكنة التكرار بنجاح دائم.
4 - وظائف التخطيط التشغيلي تتلخص وظائف التخطيط التشغيلي بما يلي:
1. مواجهة ظروف عدم التأكد والتغير.
2. تركيز الاهتمام على الغايات.
3. الحصول على التشغيل الاقتصادي.
4. تسهيل عملية الرقابة
5 – التخطيط الإستراتيجي و التخطيط التشغيلي
عند المقارنة بين التخطيطين الإستراتيجي و التشغيلي نجد الفوارق التالية
6 - الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية Operational plan & Action plan
إن الخطة التشغيلية قصيرة المدى لا تزيد عن سنة توضح العمليات المنجزة يوميا وعادة ما ترافقها أهداف قصيرة المدى أيضا تتفرع من الأهداف العامة والتي يمكن أن تنجز خلال سنة واحدة. ويقوم المشرفون على الخطة التشغيلية بوضع جداول تبين الموارد المتاحة وقواعد العمل وتقارير عن تقدم العمل.
إضافة إلى تفاصيل عن مجرى العمليات والعاملين ومدخلات الإنتاج ولهذا نجد أن الخطة التشغيلية هي خطة داعمة للخطة التكتيكية كونها تشرح ما يتحقق من العمل خلال اليوم والأسبوع والشهر.
ومن الأمثلة المعروفة عن الخطط التشغيلية هي الموازنة التي تمثل خطة سنوية تحتوي على حجم الأموال التي يمكن التصرف بها خلال فترة معينة من الزمن. ومن الأمثلة الأخرى خطة التوظيف هي مثال آخر للخطة التشغيلية حيث تحتوي على الوظائف ومواصفاتها ومؤهلاتها التي تريد المنظمة تعينها خلال فترة معينة لا تزيد عن سنة.
ويتم استقاء هدف من الهدف العام ألا وهو توعية الطلاب بأهمية المحافظة على ممتلكات المدرسة والمبنى ونظافتها. مثلا: أن يشارك المعلم في توعية الطلاب بأهمية المحافظة على ممتلكات المدرسة والمبني ونظافتها ويخصص أسبوع لذلك ويتم وضع برنامج للتنفيذ عبر الاذاعة المدرسة واللوحات الإرشادية واستغلال الحصص الدراسية في نشر الموضوع ويتم متابعة التنفيذ وتوثيقه.باختصار الخطة التشغيلية هي الأدوات التنفيذية للخطة الاستراتيجية وكما يلي:
7 - الموازنة التخطيطية والموازنة التشغيلية
يمكن ملاحظة الفرق بين الموازنة التخطيطية والموازنة التشغيلية من خلال التعرف على أنواع الموازنات التخطيطية والتي تقسم إلى ما يأتي:
أولا - من حيث الفترة الزمنية التي تغطيها:۔
1 - موازنات طويلة الأجل: وتعد غالبة لفترة من خمس إلى عشر سنوات.
2 - موازنات قصيرة الأجل: وتعد لمدة سنة مالية أو نصفه سنة أو ثلاث شهور أو شهر
3 - الموازنة المتحركة: وتسمى بالمستمرة أو المدورة تعد على أساس مستمر لفترة معينة.
ثانياً - من حيث المرونة تصنف إلى:
1 - الموازنة الثابتة: تعبر عن التقديرات اللازمة لمستوى مبيعات.
2 - الموازنة المرنة تعبر عن التقديرات لعدة مستويات مختلفة من المبيعات.
ثالثا - من حيث العمليات والأنشطة تصنف إلى:۔
1 - الموازنات التشغيلية.
2 - الموازنات المالية
3 - الموازنة الاستثمارية.
اما الموازنات التشغيلية: فهي خطة تفصيلية شاملة تعد وتوزع قبل بدء تنفيذ العمليات وتعتبر كأداة تخطيطية رقابية ومعيار لتقييم الأداء، والموازنة التشغيلية تشمل موازنات فرعية، خاصة بالإيرادات ومصروفات التشغيل وتضمن الموازنة التشغيلية الموازنات الفرعية التالية:
1 - موازنة المبيعات
2 - موازنة الإنتاج
3 - موازنة المواد الأولية المستخدمة بالإنتاج.
4 - موازنة مشتريات المواد الأولية.
5 - موازنة الأجور المباشرة.
6 - موازنة ت. ص. غ. م.
7 - موازنة تكلفة الإنتاج ومخزون آخر المدة.
8 - موازنة تكلفة البضاعة.
9 - موازنة كشف الدخل.
8 - الخطة التشغيلية وخطة العمل
قد يختلط على الكثيرين الفرق بين الخطة التشغيلية وخطة العمل ولكن الحقيقة أنهما يختلفان اختلافا تامأ حتى وإن أطلقنا عليهما اسم "خطة ذلك لأن الهدف في كلتا الحلتين مختلف تماما... فما هو الهدف منهما؟
تهدف خطة العمل إلى:
* معرفة قابلية فكرة ما – منتج أو خدمة - للتطبيق
* دراسة جدوى تنفيذ تلك الفكرة اقتصادية بواسطة التحليل السوقي و المالي
* تحليل السوق يشمل كل عناصر السوق من أنماط الاستهلاك والمنافسة وغيرها
* التحليل المالي فيدرس الاستثمارات المطلوبة والأرباح المتوقعة.
* خطة العمل تخاطب الممولين من أجل الموافقة على تمرير خطة العمل وتخصيص المال المطلوب للتنفيذ.
5 – التخطيط الإستراتيجي و التخطيط التشغيلي
عند المقارنة بين التخطيطين الإستراتيجي و التشغيلي نجد الفوارق التالية
ت
|
التخطيط الإستراتيجي
|
التخطيط التشغيلي
|
1
|
صياغة الخطة العامة و تحديد الأهجاف
|
تطبيق الخطة الإستراتيجية
|
2
|
ماذا تريد؟
|
كيف تعمل ؟
|
3
|
ماهي التوجيهات ؟
|
ماهي الوسائل ؟
|
4
|
وضع الأهداف
|
وضع الخطط التفصيلية
|
5
|
تحقيق الفاعلية
|
تحسين الكفاءة
|
6
|
النظر نحو الأداء النهائي
|
قياس معدل الإنتاج الفعلي
|
7
|
النظر نحو الأداء النهائي
|
قياس معدل الإنتاج الفعلي
|
8
|
يركز علي القرارات التي تهدف إلى إحداث تغيرات جوهرية (نمو ، إنكماش )
|
يتعامل مع النمو الطبيعي و التغيرات الروتينية للعمليات الحالية ، أو المشاكل ( الداخلية و الخارجية )
|
9
|
يقوم على درجة عالي من عدم التأكد
|
يقوم على درجة عالية من التأكد
|
10
|
يقوم على درجة أقل من الدقة
|
يقوم على درجة أكبر من الدقة
|
11
|
يقوم على درجة أكبر من التعقيد
|
يقوم على وجود بيئة عمل مستقرة
|
12
|
يتطلب وجود أكثر من سيناريو محتمل و أكثر من بديل للبيئة المستقبلية للعمل
|
يأخذ في الإعتبار العمليات و التغيرات المتعلقة بالعمل فقط ( كفاءة الإنتاج، تحسين الأنظمة ، تعديل المنتجات )
|
13
|
الخطة الإستراتيجية توضع لمرة واحدة و لا تخضع إلى تغيير ملحوظ في كل عام
|
قد تختلف الخطط التشغيلية من سنة إلى أخرى بشكل كبير
|
14
|
الخطة الإستراتيجية ، هي مسؤولية مشتركة في المنظمة و تشمل فئات مختلفة من أصحاب المصلحة
|
توضع الخطة التشغيلية ، من قبل الرئيس التنفيذي و الموظفين التابعين للمنظمة
|
إن الخطة التشغيلية قصيرة المدى لا تزيد عن سنة توضح العمليات المنجزة يوميا وعادة ما ترافقها أهداف قصيرة المدى أيضا تتفرع من الأهداف العامة والتي يمكن أن تنجز خلال سنة واحدة. ويقوم المشرفون على الخطة التشغيلية بوضع جداول تبين الموارد المتاحة وقواعد العمل وتقارير عن تقدم العمل.
إضافة إلى تفاصيل عن مجرى العمليات والعاملين ومدخلات الإنتاج ولهذا نجد أن الخطة التشغيلية هي خطة داعمة للخطة التكتيكية كونها تشرح ما يتحقق من العمل خلال اليوم والأسبوع والشهر.
ومن الأمثلة المعروفة عن الخطط التشغيلية هي الموازنة التي تمثل خطة سنوية تحتوي على حجم الأموال التي يمكن التصرف بها خلال فترة معينة من الزمن. ومن الأمثلة الأخرى خطة التوظيف هي مثال آخر للخطة التشغيلية حيث تحتوي على الوظائف ومواصفاتها ومؤهلاتها التي تريد المنظمة تعينها خلال فترة معينة لا تزيد عن سنة.
ويتم استقاء هدف من الهدف العام ألا وهو توعية الطلاب بأهمية المحافظة على ممتلكات المدرسة والمبنى ونظافتها. مثلا: أن يشارك المعلم في توعية الطلاب بأهمية المحافظة على ممتلكات المدرسة والمبني ونظافتها ويخصص أسبوع لذلك ويتم وضع برنامج للتنفيذ عبر الاذاعة المدرسة واللوحات الإرشادية واستغلال الحصص الدراسية في نشر الموضوع ويتم متابعة التنفيذ وتوثيقه.باختصار الخطة التشغيلية هي الأدوات التنفيذية للخطة الاستراتيجية وكما يلي:
ت
|
الخطة التشغيلية
|
الخطة التنفيذية
|
1
|
تحتوي على تفاصيل إجرائية لبلوغ الهدف
|
تحتوي على الكيفية و الآليات لتحقيق الأهداف
|
2
|
مخرجاتها انية و سريعة
|
تتحدث عن أفعال واقعية يجب أن تنجز
|
3
|
مسؤولية تنفيذها تقع على عاتق الإدارة المعنية
|
مسؤولية تنفيذها تقع على جميع أطراف العملية التشغيلية
|
4
|
تشكل جزء مصغر من الخطة التنفيذية
|
مكوناتها و عناصرها تختلف من منظمة إلى أخرى
|
5
|
تتطلب مهارات متخصصة في تنفيذ البرامج و المشاؤيع
|
مهارات منفذي الخطة التنفيذية مختلفة و عديدة تتطلب كفاءة في العمل و حماس للتنفيذ و إصرار على تنفيذ المهام
|
6
|
تستغرق عمليات التنفيذ سنة فأقل
|
تستغرق عمليات التنفيذ فترة طويلة تغطي فترة الخطة التي تصل إلى (5) سنوات أو أكثر
|
يمكن ملاحظة الفرق بين الموازنة التخطيطية والموازنة التشغيلية من خلال التعرف على أنواع الموازنات التخطيطية والتي تقسم إلى ما يأتي:
أولا - من حيث الفترة الزمنية التي تغطيها:۔
1 - موازنات طويلة الأجل: وتعد غالبة لفترة من خمس إلى عشر سنوات.
2 - موازنات قصيرة الأجل: وتعد لمدة سنة مالية أو نصفه سنة أو ثلاث شهور أو شهر
3 - الموازنة المتحركة: وتسمى بالمستمرة أو المدورة تعد على أساس مستمر لفترة معينة.
ثانياً - من حيث المرونة تصنف إلى:
1 - الموازنة الثابتة: تعبر عن التقديرات اللازمة لمستوى مبيعات.
2 - الموازنة المرنة تعبر عن التقديرات لعدة مستويات مختلفة من المبيعات.
ثالثا - من حيث العمليات والأنشطة تصنف إلى:۔
1 - الموازنات التشغيلية.
2 - الموازنات المالية
3 - الموازنة الاستثمارية.
اما الموازنات التشغيلية: فهي خطة تفصيلية شاملة تعد وتوزع قبل بدء تنفيذ العمليات وتعتبر كأداة تخطيطية رقابية ومعيار لتقييم الأداء، والموازنة التشغيلية تشمل موازنات فرعية، خاصة بالإيرادات ومصروفات التشغيل وتضمن الموازنة التشغيلية الموازنات الفرعية التالية:
1 - موازنة المبيعات
2 - موازنة الإنتاج
3 - موازنة المواد الأولية المستخدمة بالإنتاج.
4 - موازنة مشتريات المواد الأولية.
5 - موازنة الأجور المباشرة.
6 - موازنة ت. ص. غ. م.
7 - موازنة تكلفة الإنتاج ومخزون آخر المدة.
8 - موازنة تكلفة البضاعة.
9 - موازنة كشف الدخل.
8 - الخطة التشغيلية وخطة العمل
قد يختلط على الكثيرين الفرق بين الخطة التشغيلية وخطة العمل ولكن الحقيقة أنهما يختلفان اختلافا تامأ حتى وإن أطلقنا عليهما اسم "خطة ذلك لأن الهدف في كلتا الحلتين مختلف تماما... فما هو الهدف منهما؟
تهدف خطة العمل إلى:
* معرفة قابلية فكرة ما – منتج أو خدمة - للتطبيق
* دراسة جدوى تنفيذ تلك الفكرة اقتصادية بواسطة التحليل السوقي و المالي
* تحليل السوق يشمل كل عناصر السوق من أنماط الاستهلاك والمنافسة وغيرها
* التحليل المالي فيدرس الاستثمارات المطلوبة والأرباح المتوقعة.
* خطة العمل تخاطب الممولين من أجل الموافقة على تمرير خطة العمل وتخصيص المال المطلوب للتنفيذ.
9 - الموازنة التشغيلية والموازنة الرأسمالية
الموازنة الرأسمالية وهي الموضوعة لدراسة قرار استثماري يتسم بالعادة بطول الأجل كقرار شراء الات أو بناء مصنع
وتمثل تخطيط طويل الأجل للمشروعات الاستثمارية والتي تتعلق باستخدام الأموال في الحصول على أصول ثابتة، وذلك بإضافة طاقة جديدة أو الإحلال والاستبدال أو تحسين وتطوير أداء الخدمات. وتعكس هذه الموازنة العديد من القرارات الإدارية الرأسمالية الهامة.
الموازنة الرأسمالية وهي الموضوعة لدراسة قرار استثماري يتسم بالعادة بطول الأجل كقرار شراء الات أو بناء مصنع
وتمثل تخطيط طويل الأجل للمشروعات الاستثمارية والتي تتعلق باستخدام الأموال في الحصول على أصول ثابتة، وذلك بإضافة طاقة جديدة أو الإحلال والاستبدال أو تحسين وتطوير أداء الخدمات. وتعكس هذه الموازنة العديد من القرارات الإدارية الرأسمالية الهامة.
نموذج للموازنة الإستثمارية
ت
|
البيان
|
المبلغ
| |
1
|
أجهزة كمببيوتر
|
xxxxxxxxxx
| |
2
|
طابعة ليزر
|
Xxxxxxxxxx
| |
3
|
أجهزة فاكس و تلفونات
|
Xxxxxxxxxx
| |
4
|
مكاتب أربعة أدرجة مع الكراسي
|
Xxxxxxxxxx
| |
5
|
طاولات لقاعة التدريب
|
Xxxxxxxxxx
| |
6
|
كراسي للقاعات التدريبة
|
Xxxxxxxxxx
| |
7
|
سبورات بيضاء
|
Xxxxxxxxxx
| |
8
|
جهاز عرض بروجكتور
|
xxxxxxxxxx
| |
9
|
سورة ورقية
|
Xxxxxxxxxx
| |
10
|
أصول ثابته أخرى
|
Xxxxxxxxxx
| |
إجمالي الموازنة الإستثمارية
|
xxxxxxxxxxxxxxx
| ||
10 - السياسة التشغيلية والكفاءة التشغيلية
يتلخص الفرق بين السياسة التشغيلية والكفاءة التشغيلية بما يلي:
السياسة التشغيلية هي السياسات المستخدمة في إدارة العمل في ظل الموارد المتاحة وأقصد بالموارد المتاحة كل الموارد المستخدمة في الإنتاج وللعلم هذه السياسات تختلف من منشأه إلى أخرى
اما بالنسبة للكفاءة التشغيلية ارى انها هي تحقيق اکبر ربح ممكن في ظل الموارد المتاحة وهنا يظهر دور الإدارة فإذا كانت الإدارة إدارة قادرة وتمتلك من الخبرات ما يؤهلها للقيادة الحكيمة واستخدام الموارد المتاحة بقدر المستطاع بحيث يتحقق كل أهدافه المنشأة بأقل تكاليفها ممكنه واكبر ربح ممكن فالكفاءة التشغيلية خبرة ومهارة الطبقة العاملة ومدى قدرتها على التسيير والعمل الناجح في جميع المجالات المختلفة.
إن القيادة الناجحة هي التي تستطيع أن تشيع خطة تكامل للسياسات التشغيلية والكفاءات التشغيلية أيضا.
11 - المصروفات التشغيلية لمصروفات العمومية
يتبين الفرق بين التشغيل والعموم من المصروفات ما يأتي:
1 - المصروفات التشغيلية نفقات، لا ترتبط بفترة محددة ولكن ترتبط بعملية أو أوامر تشغيل، فهي كل ما يتم انفاقه بأي عملية تشغيل وتكون على هيئة نفقاته مباشرة وغير مباشرة ومباشرة ثابتة وغير مباشرة متغيرة وتتم على عدة مراسل تنتهي بإنتاج جاهز يتم بيعه مباشرة للسوق أو منتج يكون عبارة عن مادة خام لإنتاج أختر. فهي المصروفات أو النفقات التي تنفق على كل ما له علاقة مباشرة بعملية التشغيل. 2 - أما المصاريف العمومية: فهي نفقات ترتبط بفترة مالية محددة وهي كل ما يتم انفاقه من مرتبات وأجور و إيجارات وكهرباء واتصالات، ومواصلات.... الخ، فالمصروفات العمومية في مصروفات ليس لها علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالإنتاج أي أنها موجودة سواء وجد إنتاج أم لا.
يتبين الفرق بين التشغيل والعموم من المصروفات ما يأتي:
1 - المصروفات التشغيلية نفقات، لا ترتبط بفترة محددة ولكن ترتبط بعملية أو أوامر تشغيل، فهي كل ما يتم انفاقه بأي عملية تشغيل وتكون على هيئة نفقاته مباشرة وغير مباشرة ومباشرة ثابتة وغير مباشرة متغيرة وتتم على عدة مراسل تنتهي بإنتاج جاهز يتم بيعه مباشرة للسوق أو منتج يكون عبارة عن مادة خام لإنتاج أختر. فهي المصروفات أو النفقات التي تنفق على كل ما له علاقة مباشرة بعملية التشغيل. 2 - أما المصاريف العمومية: فهي نفقات ترتبط بفترة مالية محددة وهي كل ما يتم انفاقه من مرتبات وأجور و إيجارات وكهرباء واتصالات، ومواصلات.... الخ، فالمصروفات العمومية في مصروفات ليس لها علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالإنتاج أي أنها موجودة سواء وجد إنتاج أم لا.
12 - الخطة التشغيلية والموازنة العامة
تعرف الموازنة العامة Budget Public،بكونها: (تقدير مفصل ومعتمد للنفقات العامة والإيرادات العامة، عن فترة مالية مستقبلة، غالبا ما تكون سنة).
ويتبين من هذا التعريف أن الموازنة العامة للدولة، تستند إلى عنصرين أساسيين، هما التقدير والاعتماد.
فبالنسبة إلى التقدير، فإنه يتمثل في تقدير أرقام تمثل الإيرادات العامة التي ينتظر أن تحصل عليها السلطة التنفيذية، وكذلك النفقات العامة التي ينتظر أن تنفقها لإشباع الحاجات العامة للشعب، وذلك خلال فترة مالية مستقبلة، غالبا ما تكون سنة.
أما بالنسبة إلى الاعتماد، فيقصد به حق السلطة التشريعية واختصاصها، في الموافقة على توقعات السلطة التنفيذية، من إيرادات عامة ونفقات عامة. وعلى هذا الأساس، فإن الموازنة العامة تظل مجرد مشروع موازنة، حتى ثعتمد من السلطة التشريعية.
أما الخطة التشغيلية، فهي خطة تفصيلية تتضمن كافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة الاستراتيجية، والتوقيتات الزمنية بشكل محدد، بالإضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
تعرف الموازنة العامة Budget Public،بكونها: (تقدير مفصل ومعتمد للنفقات العامة والإيرادات العامة، عن فترة مالية مستقبلة، غالبا ما تكون سنة).
ويتبين من هذا التعريف أن الموازنة العامة للدولة، تستند إلى عنصرين أساسيين، هما التقدير والاعتماد.
فبالنسبة إلى التقدير، فإنه يتمثل في تقدير أرقام تمثل الإيرادات العامة التي ينتظر أن تحصل عليها السلطة التنفيذية، وكذلك النفقات العامة التي ينتظر أن تنفقها لإشباع الحاجات العامة للشعب، وذلك خلال فترة مالية مستقبلة، غالبا ما تكون سنة.
أما بالنسبة إلى الاعتماد، فيقصد به حق السلطة التشريعية واختصاصها، في الموافقة على توقعات السلطة التنفيذية، من إيرادات عامة ونفقات عامة. وعلى هذا الأساس، فإن الموازنة العامة تظل مجرد مشروع موازنة، حتى ثعتمد من السلطة التشريعية.
أما الخطة التشغيلية، فهي خطة تفصيلية تتضمن كافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة الاستراتيجية، والتوقيتات الزمنية بشكل محدد، بالإضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
13 - الخطة التشغيلية والميزانية العمومية
الميزانية العمومية: هي بيان يصور المركز المالي للمنشأة، في تاريخ محدد، هو نهاية السنة المالية للمنشأة. وعلى هذا الأساس، فإنها تتضمن أرقامة فعلية في هذا التاريخ المحدد. وتتضمن الميزانية العمومية للمنشآت أرصدة الموجودات(الأصول) والمطلوبات في (الخصوم).
اما الخطة التشغيلية: فهي خطة تفصيلية تتضمن كافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة الاستراتيجية، والتوقيتات الزمنية بشكل محدد، بالإضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
14 - التخطيط التشغيلي والتحسين المستمر للأداء
إن التخطيط التشغيلي يؤدي إلى:
1 - تحسين المنتجات، وتطوير الخدمات المقدمة.
2 - تصاعد رضا المستفيدين.
3 - خفض الأخطاء، ونسب العيوب، ودوران العمل، ووقت الانتظار.
4 - زيادة الربحية الاقتصادية والاجتماعية.
5 - تحقيق أداء متميز وتجنب الإخفاقات.
6 - تحقيق المزيد من التدريب، فمزيد من التحسين والنجاح.
الميزانية العمومية: هي بيان يصور المركز المالي للمنشأة، في تاريخ محدد، هو نهاية السنة المالية للمنشأة. وعلى هذا الأساس، فإنها تتضمن أرقامة فعلية في هذا التاريخ المحدد. وتتضمن الميزانية العمومية للمنشآت أرصدة الموجودات(الأصول) والمطلوبات في (الخصوم).
اما الخطة التشغيلية: فهي خطة تفصيلية تتضمن كافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة الاستراتيجية، والتوقيتات الزمنية بشكل محدد، بالإضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
14 - التخطيط التشغيلي والتحسين المستمر للأداء
إن التخطيط التشغيلي يؤدي إلى:
1 - تحسين المنتجات، وتطوير الخدمات المقدمة.
2 - تصاعد رضا المستفيدين.
3 - خفض الأخطاء، ونسب العيوب، ودوران العمل، ووقت الانتظار.
4 - زيادة الربحية الاقتصادية والاجتماعية.
5 - تحقيق أداء متميز وتجنب الإخفاقات.
6 - تحقيق المزيد من التدريب، فمزيد من التحسين والنجاح.
15 - عناصر الخطة التشغيلية
تحتوي الخطة التشغيلية على العناصر الآتية:
1 - السياسات Polices: وهي أدلة ترشد الموظفين في كيفية أداء أنشطتهم التي تتصف بالتكرار من خلال وصفها حدود تهامة للتصرف وتوجيهات للعمل مثال ذلك: من سياسة منظمة حماية المسنين ورعايتهم ( إنجاز معاملة إيداع المسن في دار الرعاية خلال (10) أيام فقط). وقد شرحتنا ذلك بتوسع في الفصل الأول.
2 - الإجراءات Procedures: وهي سلسلة من الخطوات أو العمليات التي تصف كيفية إنجاز نشاط معين وهى أكثر تحديدا من السياسات وتؤسس طريقة مألوفة لمعالجة نشاط يتكرر تنفيذه وأنها تسمح بحرية التصرف خلال سلوك هذا الطريق من قبل المسؤول عن إنجاز النشاط وقد تطرقنا إلى ذلك في الفقرة (9) من هذا الفصل
3 - الطرق methods: وهي سبل تضع أساليب الإنجاز مهمة محددة تتعلق بأهداف فردية متكررة وفي معظمها لا توجد حرية التصرف مثالها معاملة صرف شيك.
4 - القواعد Rules: وتحتوي على أوامر محددة تسمح أو لا تسمح بعمل شيء ولا يوجد فيها استثناء مثال ذلك (ممنوع اصطحاب الأطفال إلى دور العرض التي تقدم أفلام الرع ).
تحتوي الخطة التشغيلية على العناصر الآتية:
1 - السياسات Polices: وهي أدلة ترشد الموظفين في كيفية أداء أنشطتهم التي تتصف بالتكرار من خلال وصفها حدود تهامة للتصرف وتوجيهات للعمل مثال ذلك: من سياسة منظمة حماية المسنين ورعايتهم ( إنجاز معاملة إيداع المسن في دار الرعاية خلال (10) أيام فقط). وقد شرحتنا ذلك بتوسع في الفصل الأول.
2 - الإجراءات Procedures: وهي سلسلة من الخطوات أو العمليات التي تصف كيفية إنجاز نشاط معين وهى أكثر تحديدا من السياسات وتؤسس طريقة مألوفة لمعالجة نشاط يتكرر تنفيذه وأنها تسمح بحرية التصرف خلال سلوك هذا الطريق من قبل المسؤول عن إنجاز النشاط وقد تطرقنا إلى ذلك في الفقرة (9) من هذا الفصل
3 - الطرق methods: وهي سبل تضع أساليب الإنجاز مهمة محددة تتعلق بأهداف فردية متكررة وفي معظمها لا توجد حرية التصرف مثالها معاملة صرف شيك.
4 - القواعد Rules: وتحتوي على أوامر محددة تسمح أو لا تسمح بعمل شيء ولا يوجد فيها استثناء مثال ذلك (ممنوع اصطحاب الأطفال إلى دور العرض التي تقدم أفلام الرع ).
16 - جوانب الخطة التشغيلية
يجب أن تضع الخطط التشغيلية الأنشطة والميزانيات لكل قسم من أقسام المنظمة لمدة سنة إلى السنوات الثلاث التالية. فهي تربط الخطة الاستراتيجية بالأنشطة التي تقدمها المنظمة والموارد المطلوبة لتقديمها.
تستفيد الخطة التشغيلية مباشرة من الهيئة والخطط الاستراتيجية للبرنامج الوصف الهيئة ومهام البرنامج وأهدافه وغاياته وأنشطته. وعلى غرار الخطط الاستراتيجية، تتناول الخطة التشغيلية أربعة أسئلة:
• أین نقف الآن؟
• أین نريد أن نكون؟
• كيف نصل للهدف؟
• كيف نقيس التقدم الذي أحرزناه؟
الخطة التشغيلية هي الخطوة الأولى والأخيرة في إعداد طلب ميزانية التشغيل. كخطوة أولى، تضم الخطة التشغيلية خطة لتخصيص الموارد، وكخطوة أخيرة، قد يتم تعديل البرنامج التشغيلي ليعكس القرارات السياسية والتغيرات المالية التي حدثت أثناء عملية تطوير الميزانية.
ينبغي إعداد الخطط التشغيلية بواسطة الأفراد الذين سيشاركون في التنفيذ. وكثيرا ما تكون هناك حاجة للحوار بين الإدارات نظرا لأن الخطط التي يضعها أحد أقسام المنظمة لا بد وأن يكون له انعكاسات على الأقسام الأخرى.
يجب أن تحتوي الخطة التشغيلية على:
• أهداف واضحة
• الأنشطة التي سيتم تقديمها
• معايير الجودة
• النتائج المرجوة
• متطلبات التوظيف والموارد
• الجداول الزمنية للتنفيذ
• وجود عملية لرصد التقدم المحرز.
يجب أن تضع الخطط التشغيلية الأنشطة والميزانيات لكل قسم من أقسام المنظمة لمدة سنة إلى السنوات الثلاث التالية. فهي تربط الخطة الاستراتيجية بالأنشطة التي تقدمها المنظمة والموارد المطلوبة لتقديمها.
تستفيد الخطة التشغيلية مباشرة من الهيئة والخطط الاستراتيجية للبرنامج الوصف الهيئة ومهام البرنامج وأهدافه وغاياته وأنشطته. وعلى غرار الخطط الاستراتيجية، تتناول الخطة التشغيلية أربعة أسئلة:
• أین نقف الآن؟
• أین نريد أن نكون؟
• كيف نصل للهدف؟
• كيف نقيس التقدم الذي أحرزناه؟
الخطة التشغيلية هي الخطوة الأولى والأخيرة في إعداد طلب ميزانية التشغيل. كخطوة أولى، تضم الخطة التشغيلية خطة لتخصيص الموارد، وكخطوة أخيرة، قد يتم تعديل البرنامج التشغيلي ليعكس القرارات السياسية والتغيرات المالية التي حدثت أثناء عملية تطوير الميزانية.
ينبغي إعداد الخطط التشغيلية بواسطة الأفراد الذين سيشاركون في التنفيذ. وكثيرا ما تكون هناك حاجة للحوار بين الإدارات نظرا لأن الخطط التي يضعها أحد أقسام المنظمة لا بد وأن يكون له انعكاسات على الأقسام الأخرى.
يجب أن تحتوي الخطة التشغيلية على:
• أهداف واضحة
• الأنشطة التي سيتم تقديمها
• معايير الجودة
• النتائج المرجوة
• متطلبات التوظيف والموارد
• الجداول الزمنية للتنفيذ
• وجود عملية لرصد التقدم المحرز.
17 - مستلزمات وضع الخطة التشغيلية
تتطلب الخطة التشغيلية تحديد التالي: -
1 - مدى قدرة المؤسسة على تحقيق الأهداف ضمن الفترة الزمنية المتاحة.
2 - مدى امتلاك المؤسسة للمعرفة والمهارة المطلوبة لتنفيذ الخطة.
3 - مدى قدرة المنظمة على الوصول إلى المعلومات اللازمة والضرورية.
4 - مدى وجود بدائل أخرى في الخطة.
تتطلب الخطة التشغيلية تحديد التالي: -
1 - مدى قدرة المؤسسة على تحقيق الأهداف ضمن الفترة الزمنية المتاحة.
2 - مدى امتلاك المؤسسة للمعرفة والمهارة المطلوبة لتنفيذ الخطة.
3 - مدى قدرة المنظمة على الوصول إلى المعلومات اللازمة والضرورية.
4 - مدى وجود بدائل أخرى في الخطة.
18 - مقدمات تمهد لوضع الخطة التشغيلية
1 - ما هي النشاطات أو النتائج التي يمكن أن تساهم في تحقيق الأهداف؟
2 - ما هي المشاكل أو العقبات التي يجب حلها كي نستطيع تحقيق الأهداف؟
3 - ما هي أولويات الإجراءات التي يجب إتباعها للتغلب على هذه المشاكل أو العوائق؟
4 - كيف يمكن تقسيم هذه الأهداف، على أساس المدة الزمنية، الإدارة والأقسام المعنية، درجة المسؤولية ؟
5 - ترجمة الإجراءات أعلاه إلى سلسلة خطوات، مع نتيجة محددة لكل خطوة ؟.
6 - تحديد كل خطوة تنفيذية أو إجراء، كما في التالي:
7 - الفترة الزمنية للبدء والانتهاء من التنفيد.
8 - الوقت والموارد المطلوبة.
9 - التعرف على الموقف من السير بالاتجاه الصحيح.
19 - ما يتعين مراعاته عند إعداد الخطة التشغيلية
1 - تقدير مشاركة جميع الأطراف والمستفيدين في إعداد الخطط الفرعية والتقارير المنتجة.
2 - وضع جدول زمني مقبول وملائم للخطة.
3 - الاتصال والتواصل المستمر لاستعراض ما تم إنجازه مع جميع الأطراف.
4 - إجراء مقابلات مع مؤسسات المجتمع كافة.
5 - استطلاع رأي القيادات بعمل الأقسام والإدارات في المنظمة.
6 - ربط المبادرات بالجهات المسؤولة.
7 - ترتيب المبادرات وفق الأولويات.
8 - تحديد المبادرات التي تحتاج لدعم مالي.
9 - التوثيق الدقيق والمنتظم لجميع الأنشطة والفعاليات المرتبطة بتنفيذ الخطة.
10 - تصحيح أية انحرافات أو جوانب قصور تواجه تنفيذ الخطة.
11 - إبراز البيانات الكمية في تطور أداء المنظمة الأغراض صياغة مؤشرات إعداد التقرير السنوي
20 - سلبيات غياب الخطة التشغيلية
1 - تدني معنويات الأفراد العاملين.
2 - عدم تحقيق أهدافه المنظمة.
3 - تدهور همم النشاط لدى فرق العمل.
4 - تصاعد الخلافات الجانبية.
5 - خسارة الموارد البشرية.
6 - ظهور فوضى في العمل.
7 - سوء استخدام الموارد المادية.
توثيق مصدر المقال
تلتزم مهارات النجاح للتنمية البشرية بحماية حقوق المؤلفين وكتاب مقالات تعلم وإبرازهم . ولتوثيق ذلك نود هنا أن نبرز معلومات توثيقية عن كاتب المقال: د. مجيد الكرخي .
كما تلتزم مهارات النجاح بحفظ حقوق الناشر الرئيسي لهذا المقال وندعوكم لزيارة صفحة الناشر بدليل الناشرين لمقالات موسوعة تعلم معنا من خلال الظغط على اسم المصدر ، كما نتقدم بالشكر أجزله والتقدير أجله للناشر لمساهمته الفاعلة في نشر مصادر المعرفة.
المصدر (الناشر الإلكتروني الرئيسي لهذا المقال ): كتاب "التخطيط التشغيلي"
رابط صفحة المقال في موقع الناشر (المصدر الرئيسي): أنقر هنا
أخر تعديل تم بواسطة م. دانية المكاري
ليست هناك تعليقات: